Ngày 12/09/2018, Chính Phủ đã ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, trong đó những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 phải sử dụng Hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của Cơ quan thuế. Các doanh nghiệp còn lại có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy bình thường cho đến ngày 31/10/2020. Sau ngày 01/11/2020, bắt buộc sử dụng HĐĐT, số hóa đơn giấy còn lại (nếu có) phải tiêu hủy hết theo quy định.
Vậy Hóa đơn điện tử, ưu nhược điểm khi sử dụng Hóa đơn điện tử là gì. Các vấn đề phát sinh của việc sử dụng Hóa đơn điện tử (HĐĐT) trong thanh toán (hay còn gọi là giải ngân) đối với các tổ chức tín dụng như thế nào, là một câu hỏi đặt ra đối với các tổ chức tín dụng.
1. Sơ lược về HĐĐT
a) Các quy định về HĐĐT
– Theo quy định, hiện nay các Văn bản sau vẫn có hiệu lực thi hành:
+ Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ;
+ Thông tư 68/2019/TT-BTC ngày 30/09/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
– Ngoài ra, theo hướng dẫn của Thông tư 68/2019/TT-BTC thì các Văn bản sau có hiệu lực thi hành đến hết ngày 31/10/2020:
+ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
+ Thông tư số 191/2010/TT-BTC ngày 01/12/2010 hướng dẫn việc quản lý, sử dụng hóa đơn vận tải;
+ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính);
+ Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế, Quyết định số 526/QĐ-BTC ngày 16/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế.
+ Quyết định số 2660/QĐ-BTC ngày 14/12/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc gia hạn thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015;
+ Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27/4/2017 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính).
b) HĐĐT là gì
Theo định nghĩa tại Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì: “Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”. Và có thể hiểu đơn giản hơn, HĐĐT là loại hóa đơn giống như hóa đơn tự in/đặt in (hóa đơn giấy) như chúng ta thường sử dụng. Nhưng nó được tạo, lập bằng website hoặc phần mềm xuất HĐĐT được “sản xuất” bởi các nhà cung cấp HĐĐT. Và các nhà cung cấp này phải được Bộ Tài Chính cấp phép.
c) Các loại HĐĐT
Hiện tại, theo luật định sẽ có 2 loại HĐĐT đó là: HĐĐT có mã xác thực và HĐĐT không có mã xác thực.
– HĐĐT có mã xác thực là loại hóa đơn khi tổ chức/cá nhân muốn phát hành phải thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ cấp mã xác thực, số hóa đơn cho tổ chức/cá nhân và tổ chức/cá nhân phát hành sẽ tiến hành ký điện tử (bằng chữ ký số) trên hóa đơn. Đối với loại hóa đơn này, do đã làm việc thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế và số hóa đơn là số hóa đơn được cơ quan thuế cấp nên người phát hành hóa đơn không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo định kỳ.
– HĐĐT không có mã xác thực được áp dụng thí điểm cho các doanh nghiệp thành lập mới từ ngày 01/11/2018 và áp dụng bắt buộc cho tất cả các doanh nghiệp trên cả nước vào ngày 01/01/2020. Và bản chất, nó giống 100% hóa đơn giấy thông thường từ các thủ tục: xuất hóa đơn, hủy, xóa bỏ, thu hồi hóa đơn nếu có sai sót. Doanh nghiệp phải tiến hành lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng/quý.
2. Ưu điểm khi triển khai sử dụng HĐĐT
a) Đối với doanh nghiệp
– Giúp doanh nghiệp (DN) tiết kiệm được thời gian (giảm các bước quy trình phát hành và các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm chi phí cho mỗi hóa đơn)… Khi sử dụng HĐĐT, DN không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách làm truyền thống.
– Không lo tình trạng bị thất lạc, hư hỏng hóa đơn trong khi chờ chuyển phát.
– Giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn; tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn.
– Giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế. Khi DN sử dụng HĐĐT, cơ bản các thủ tục hành chính thuế của DN cũng được thực hiện điện tử. Theo đó, DN chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng HĐĐT và được sử dụng ngay sau khi thông báo được chấp nhận.
– An toàn – Bảo mật – Chống làm giả hóa đơn: do HĐĐT được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm, hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
b) Đối với cơ quan Thuế
– Công tác quản lý của cơ quan thuế được thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ HĐĐT.
– Việc sử dụng HĐĐT còn giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế.
– Không tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn, khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn – lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên, kịp thời phát hiện ra những bất thường khi DN xuất hóa đơn.
– Giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các DN bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các DN, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển.
– Việc sử dụng HĐĐT góp phần bảo vệ môi trường do không tốn nhiều giấy in, mực in.
3. Nhược điểm của HĐĐT
– Vẫn còn thói quen sử dụng hóa đơn truyền thống, HĐĐT là hình thức mới, doanh nghiệp chưa kịp tiếp cận.
– Tính pháp lý chưa được phổ biến một cách rõ ràng.
– Cần một hạ tầng kĩ thuật tốt.
– Rủi ro bất khả kháng: mất điện, hệ thống lỗi, mất tín hiệu internet, sập hệ thống…
– Việc thanh toán hóa đơn ở doanh nghiệp có thể bị trùng lắp.
– Các tổ chức tín dụng (TCTD) chưa thể kiểm soát việc giải ngân trên HĐĐT, đặc biệt là nếu doanh nghiệp có ý đồ gian lận, giải ngân cùng 1 hóa đơn tại nhiều TCTD khác nhau sẽ dẫn đến rủi ro cho hệ thống TCTD.
4. Biện pháp quản lý rủi ro khi khách hàng sử dụng HĐĐT giải ngân tại các TCTD
Trước đây, khi thanh toán hoặc giải ngân trên hóa đơn giấy. Do mỗi hóa đơn đỏ để thanh toán chỉ có một liên duy nhất nên doanh nghiệp hoặc các TCTD dễ dàng kiểm soát việc thanh toán này (bằng cách chỉ thanh toán trên hóa đơn gốc, hoặc đóng dấu ”đã cho vay” trên hóa đơn gốc) thì người thanh toán sẽ không thể sử dụng hóa đơn đó thanh toán tại các TCTD khác.
Tuy nhiên, hiện nay, do việc thanh toán thực hiện trên HĐĐT. Dẫn đến trong trường hợp khách hàng gian lận sẽ dùng hóa đơn này thanh toán tại nhiều TCTD. Điều này gây rủi ro cho hệ thống TCTD.
Do đó, trước mắt, các TCTD có thể kiểm soát các HĐĐT vay vốn tại đơn vị như sau:
Thứ nhất, yêu cầu khách hàng có hóa đơn đã in ra giấy (có thể yêu cầu chữ ký và đóng dẫu của người mua hàng để tăng thêm tính xác thực), kèm theo các đường link hoặc các cơ sở chứng minh về HĐĐT, để TCTD theo dõi, đối chiếu với HĐĐT.
Thứ hai, TCTD cần phải xác định HĐĐT đem giải ngân có hợp lý, hợp lệ theo quy định.
Thứ ba, có thể yêu cầu khách hàng có cam kết chỉ sử dụng HĐĐT nêu trên để giải ngân tại 01 TCTD. Trường hợp giải ngân tại TCTD khác thì phải được sự cho phép của TCTD đã vay vốn ban đầu (đối với hóa đơn có giá trị lớn, giải ngân tại nhiều TCTD). Điều này không phải là biện pháp ngăn ngừa gian lận của khách hàng, nhưng là biện pháp nhằm tăng trách nhiệm của khách hàng đối với việc sử dụng HĐĐT trong giải ngân.
Thứ tư, có thể yêu cầu khách hàng yêu cầu người bán chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy, nhằm có chữ ký của người bán. Điều này cũng không phải biện pháp ngăn ngừa được gian lận của khách hàng nếu như người bán và người mua cố tình gian lận, nhưng góp phần tăng trách nhiệm của người bán.
Như vậy, mặc dù hiện nay đa số các TCTD đã triển khai các giải pháp nêu trên khi giải ngân trên HĐĐT. Nhưng có thể thấy, các giải pháp nêu trên không kiểm soát được gian lận nếu khách hàng cố tình dùng 01 hóa đơn để giải ngân tại nhiều TCTD và có thể gây rủi ro cho khách hàng cũng như hệ thống tín dụng.
Vì vậy, trong thời gian tới, cần thiết các TCTD nên đề xuất Bộ Tài chính nghiên cứu sửa đổi, bổ sung cho phép các TCTD có thể truy cập vào hệ thống HĐĐT. Trong đó, hệ thống hóa đơn nên được bổ sung thêm nội dung (ghi chú) đã được thanh toán tại TCTD nào hay chưa. Có như vậy, thì mới ngăn ngừa được hành vi gian lận khi sử dụng một HĐĐT để thanh toán/giải ngân nhiều lần. Điều này cũng góp phần giảm rủi ro cho hệ thống các TCTD./.
HUỲNH VÂN – BKS
