Ngày 27/5/2026, Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành Hướng dẫn số 05-HD/VPTW về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng, chính thức thay thế Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ban hành ngày 04/3/2018. Sau 08 năm áp dụng, văn bản cũ đã bộc lộ nhiều khoảng trống khi văn bản của Đảng ngày càng gắn liền với việc chuyển đổi số. Một số khác biệt có thể nhận thấy như sau:
Ảnh minh hoạ
Thứ nhất, việc mở rộng phạm vi sang bản điện tử
Điểm khác biệt nhất giữa hai bản văn nằm ở phạm vi điều chỉnh. Hướng dẫn 36 trước đây chủ yếu xoay quanh văn bản giấy truyền thống, trong khi Hướng dẫn 05 quy định đầy đủ cho cả văn bản giấy lẫn văn bản điện tử. Đây được xem là bước tiến quan trọng, đánh dấu tích hợp sâu rộng các yếu tố kỹ thuật số vào quy trình soạn thảo, ban hành văn bản trong toàn hệ thống Đảng, từ cấp Trung ương cho đến từng chi bộ.
Thứ hai, chữ ký số và bản sao điện tử là những khái niệm hoàn toàn mới
Kể từ ngày 27/5/2026, văn bản điện tử của Đảng bắt buộc phải sử dụng chữ ký số màu xanh, định dạng PNG trong suốt, một yêu cầu kỹ thuật chưa từng xuất hiện trong Hướng dẫn 36. Đồng thời, khái niệm “bản sao văn bản” cũng được mở rộng đáng kể. Nếu như trước đây chỉ có ba hình thức sao quen thuộc là sao y, sao lục và trích sao thì nay Hướng dẫn 05 bổ sung thêm hình thức sao từ văn bản giấy sang điện tử và ngược lại, từ điện tử sang giấy. Quy định điều này mở ra hành lang pháp lý cần thiết để văn bản có thể lưu hành, khai thác thông tin xuyên suốt trên hệ thống mạng thông tin rộng rãi của Đảng.
Thứ ba, siết chặt trách nhiệm cá nhân trong quy trình văn bản
Hướng dẫn mới cũng quy định rõ ràng trách nhiệm của từng vị trí tham gia vào văn bản quy trình. Người ký văn bản cam chịu về thể thức và kỹ thuật trình bày; Chánh Văn phòng, hoặc người được giao cam kết trách nhiệm thẩm định; người soạn thảo phải thực hiện đúng hướng dẫn; còn người được giao nhiệm vụ văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức trước khi ký, phát hành. Cách phân định này thắt chặt kỷ cương, nâng cao chất lượng văn bản ngay từ khâu dự thảo, tránh tình trạng sai về thể thức.
Thứ tư, danh mục chữ viết tắt phong phú hơn
Để đảm bảo tính thống nhất trong toàn hệ thống, Hướng dẫn 05 cung cấp danh mục chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản chi tiết và đầy đủ hơn nhiều so với Hướng dẫn 36. Danh mục mới bổ sung bổ sung các từ viết tắt cho các đơn vị, tổ chức mới xuất hiện trong hệ thống chính trị như HVCTQGHCM (Học Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh), VHLKHXHVN (Viện Hàn Khoa học xã hội Việt Nam), BCĐ (Ban chỉ đạo), TB (Tiểu ban)…
Như vậy, dù có nhiều điểm mới, nhưng về cơ bản, kỹ thuật trình bày căn bản của Đảng vẫn được giữ nguyên như Hướng dẫn 36: Phông chữ Times New Roman, màu đen; khổ giấy A4; quy định về canh lề… Các thành phần thể thức bắt buộc như quốc hiệu “Đảng Cộng sản Việt Nam”, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu văn bản, địa danh và ngày tháng, tên loại và trích yếu nội dung, nội dung văn bản, quyền hạn và chữ ký người có thẩm quyền, dấu cơ quan ban hành… về cơ bản không thay đổi.
Hướng dẫn 05-HD/VPTW có hiệu lực kể từ ngày ký, đồng thời bãi bỏ Công văn số 5053-CV/VPTW ngày 3/11/2019 về thể loại, thẩm quyền ban hành thể và thức thức, kỹ thuật trình bày văn bản học viện, trường chính trị, trung tâm chính trị cấp xã và Công văn số 3294-CV/VPTW/nb ngày 3/11/2019 về cách ghi số, ký văn bản biểu thị có thể loại “Quy định”.
Với những thay đổi nói trên, có thể thấy Hướng dẫn 05-HD/VPTW không chỉ đơn thuần cập nhật kỹ thuật kỹ thuật trình bày, mà còn phản ánh ánh xu hướng chuyển đổi số đang được cung cấp mạnh mẽ trong toàn bộ hệ thống cơ quan Đảng từ khâu soạn thảo, ký duyệt cho đến lưu trữ và sao lục văn bản./.
Huỳnh Thị Vân
